programul de monitorizare a Subrecipienților

MIT este responsabil pentru monitorizarea activităților programatice și financiare ale subrecipienților săi pentru a asigura administrarea adecvată a fondurilor sponsorilor. Pentru subawards în cadrul federal prime awards, trebuie să respectăm cerințele administrative uniforme OMB, principiile de Cost și cerințele de Audit pentru Premiile Federale (2 CFR 200) („îndrumare uniformă”), în special secțiunile 200.330 și 200.331, care solicită primilor destinatari ai fondurilor federale să monitorizeze subawardees și să se asigure că subrecipienții îndeplinesc cerințele de audit din subpartea F și să utilizeze fondurile în conformitate cu legile, reglementările și termenii de atribuire aplicabile.

RAS va revizui calificările de afaceri și financiare ale fiecărei organizații subrecipiente pentru a determina nivelul de risc. Revizuirile sunt efectuate anual și ajustate după cum este necesar. RAS va lucra cu anchetatorii principali (PIs) și administratorii Departamentului (DLC) pentru a elabora un plan de management adecvat pentru subrecipienții cu risc ridicat.

investigatori principali

IP au responsabilitatea principală pentru monitorizarea subrecipienților pentru a asigura administrarea responsabilă a fondurilor, inclusiv:

• autorizarea Subaprecierii, inclusiv nivelul de finanțare, perioada de execuție și domeniul de activitate
• certificarea faptului că munca efectuată de subrecipient este completă și acceptabilă:
  • „din câte știu, certific că costurile facturii subawardee par rezonabile și se corelează corect cu progresul tehnic realizat în cadrul acestui proiect de cercetare.”
• menținerea unui contact regulat cu SUBRECIPIENTUL PI cu privire la toate aspectele tehnice ale proiectului
• asigurarea finalizării și furnizării tuturor livrabilelor necesare în temeiul acordului subaward
• Revizuirea și aprobarea facturilor subrecipientului în timp util
• comunicarea problemelor legate de raportare, cheltuieli necorespunzătoare sau livrabile administratorului departamentului sau responsabilului financiar și administratorilor DLC RAS

administratorii DLC asistă IP-urile în efectuarea monitorizării subrecipienților responsabilități.

în etapa propunerii:

• identificarea nivelului de risc al organizațiilor subrecipiente care utilizează baza de date Kuali Coeus (KC) și solicitarea de consultanță din partea RAS pentru potențiale subawards către organizații cu risc ridicat
• asigurarea bugetelor, a domeniului de activitate și a scrisorilor de aprobare din partea organizației Subaward
• efectuarea unei determinări preliminare dacă colaborarea este o relație Subaward sau furnizor – rețineți că o clasificare incorectă ar putea duce la costuri suplimentare pentru proiect.

În Etapa De Premiere:

• Furnizarea la zi a domeniului de activitate, a bugetului și a altor informații justificative, după cum este necesar
• asigurarea aprobării facturilor de către PI sau de către persoana desemnată de acesta și a returnării la RAS în timp util
• solicitarea de clarificări din partea subrecipientului cu privire la orice taxe neobișnuite sau excesive facturate de subrecipient
• menținerea copiilor tuturor facturilor care facturilor de către pi
  • „dovada” poate fi sub forma unei semnături autorizate de către Pi sau de către destinatarul său, inițialele pi, e-mail comunicări sau note de întâlnire între PI cu administratorul Departamentului.
• menținerea documentației eforturilor de monitorizare (copii ale e-mailurilor, jurnalului telefonic etc.)

servicii de administrare a cercetării (RAS)

RAS este responsabil pentru supravegherea programului de monitorizare a SUBRECIPIENȚILOR MIT și pentru asigurarea faptului că procedurile de monitorizare a Subrecipienților Institutului sunt conforme cu reglementările federale și cu alte reglementări aplicabile. Aceste responsabilități includ:

• menținerea unei baze de date a organizațiilor, inclusiv informații relevante (nume, adresă, identificatori federali, statut în SAM și Harvester)
• revizuirea anuală și evaluarea nivelului de risc al organizațiilor și efectuarea unei determinări a riscului ridicat/scăzut pentru fiecare organizație

la etapa propunerii:

• efectuarea determinării finale a subrecipientului / furnizorului pentru fiecare Subrecipient nou
• trimiterea chestionarelor către subrecipienți potențiali noi și efectuarea unei evaluări preliminare a riscurilor; Notificarea IP și a subrecipienților cu privire la determinările cu risc ridicat

în etapa de atribuire:

• în coordonare cu șeful PI și DLC, dezvoltarea strategiilor de atenuare a riscurilor pentru organizațiile subaudiate cu risc ridicat, permițând efectuarea de cercetări colaborative și administrarea responsabilă a fondurilor sponsorizate
• identificând subrecipientului informațiile de atribuire (de exemplu, titlul și numărul CFDA, numele Premiului, numele agenției federale) și cerințele de conformitate aplicabile.
• elaborarea și emiterea subrecipienților a subrecipienților cu Termenii și condițiile corespunzătoare, inclusiv orice dispoziții adecvate privind fluxul din Acordul prime.
• revizuirea facturilor subrecipienților pentru a se asigura că îndeplinesc următoarele standarde înainte de a fi trimise către PI și DLC spre aprobare:
  • sumele facturate se încadrează în limitele fondurilor disponibile și în perioada de execuție aprobată
  • cerințele privind cota de Cost sunt raportate în conformitate cu bugetul aprobat
  • ratele de muncă și costurile indirecte sunt în conformitate cu bugetul aprobat
  • taxele respectă termenii și condițiile de atribuire
• Asigurarea toate rapoartele closeout au fost primite, factura finală a fost plătită, iar PO este închis în mod corespunzător.