Subrecipient Monitoring Program

az MIT felelős a szubrecipiensek program-és pénzügyi tevékenységeinek nyomon követéséért a szponzorok pénzeszközeinek megfelelő kezelése érdekében. A szövetségi prime díjak alá tartozó aldíjak esetében meg kell felelnünk az OMB egységes adminisztratív követelményeinek, Költségelveinek és a szövetségi díjak ellenőrzési követelményeinek (2 CFR 600) (“egységes útmutatás”), különösen a 200.330 és a 200.számú szakaszoknak.331, amelyek megkövetelik a szövetségi alapok elsődleges címzettjeitől, hogy figyelemmel kísérjék az aljutalmazottakat, és biztosítsák, hogy a részvevők megfeleljenek az F. alrész ellenőrzési követelményeinek, és a pénzeszközöket a vonatkozó törvényeknek megfelelően használják fel., rendeletek és a díj feltételei.

a RAS felülvizsgálja az egyes szubrecipiens szervezetek üzleti és pénzügyi képesítéseit a kockázati szint meghatározása érdekében. A felülvizsgálatokat évente végzik, és szükség szerint kiigazítják. A RAS együttműködik a fő nyomozókkal (PI-k) és az osztály (DLC) adminisztrátorokkal, hogy megfelelő kezelési tervet készítsenek a magas kockázatú részvevők számára.

fő nyomozók

a PI-k elsődleges felelősséggel tartoznak a segédanyagok nyomon követéséért, hogy biztosítsák a pénzeszközök felelősségteljes kezelését, beleértve:

• az Aldíj engedélyezése, beleértve a finanszírozási szintet, a teljesítmény időtartamát és a munka körét
• annak igazolása, hogy az aldíjas által végzett munka teljes és elfogadható:
  • “legjobb tudomásom szerint igazolom, hogy az aldíjas számlázási költségei ésszerűnek tűnnek, és meglehetősen korrelálnak a kutatási projekt során elért műszaki fejlődéssel.”
• rendszeres kapcsolattartás a PI részvevővel a projekt minden technikai vonatkozása tekintetében
• a részengedély-megállapodás értelmében szükséges összes teljesítés teljesítésének biztosítása és biztosítása
• a részengedély-számlák időben történő felülvizsgálata és jóváhagyása
• a jelentésekkel, a nem megfelelő kiadásokkal vagy a teljesítésekkel kapcsolatos problémák közlése az osztály adminisztrátorával vagy pénzügyi tisztviselőjével és a RAS-szal

DLC-adminisztrátorok

a DLC-adminisztrátorok segítik a PI-ket a szubrecipiens monitorozásuk elvégzésében felelősség.

a pályázati szakaszban:

• a Szubrecipiens szervezetek kockázati szintjének azonosítása a Kuali Coeus (KC) adatbázis segítségével, és tanácsadás kérése a RAS – tól a magas kockázatú szervezeteknek nyújtott lehetséges aldíjakkal kapcsolatban
• költségvetés, munkaterület és támogató levelek biztosítása a Subaward szervezettől
• előzetes meghatározás, hogy az együttműködés Subaward vagy szállítói kapcsolat-vegye figyelembe, hogy a helytelen besorolás további költségeket okozhat a projekt számára.

Az Odaítélési Szakaszban:

• a munka, a költségvetés és az egyéb szükséges kiegészítő információk naprakészen tartása
• annak biztosítása, hogy a PI vagy a kijelölt személy a számlákat időben jóváhagyja és visszaküldi a RAS-nak
• felvilágosítás kérése a részvevőtől a részvevő által kiszámlázott szokatlan vagy túlzott mértékű díjakkal kapcsolatban
• minden olyan számla másolatának megőrzése, amely igazolja a rendszeres felülvizsgálatot a pi által benyújtott számlák
  • “bizonyíték” lehet A Pi vagy a kijelölt személy által engedélyezett aláírás, a pi kezdőbetűi, e-mail kommunikáció, vagy jegyzetek a PI közötti találkozóról az osztály adminisztrátorával.
• a megfigyelési erőfeszítések dokumentációjának fenntartása (e-mailek másolatai, telefonnapló stb.)

kutatási adminisztrációs szolgáltatások (Ras)

a RAS felelős az MIT szubrecipiens monitoring programjának felügyeletéért és annak biztosításáért, hogy az Intézet szubrecipiens monitoring eljárásai megfeleljenek a szövetségi és egyéb vonatkozó előírásoknak. Ezek a felelősségek a következők:

• szervezetek adatbázisának fenntartása, beleértve a vonatkozó információkat (név, cím, szövetségi azonosítók, státusz A SAM-ben és a Harvester-ben)
• évente felülvizsgálja és értékeli a szervezetek kockázati szintjét, és magas/alacsony kockázatot határoz meg minden szervezet számára

a javaslat szakaszában:

• a végső szubrecipiens / szállító meghatározása minden egyes új Szubrecipiens esetében
• kérdőívek küldése a potenciális új szubrecipienseknek és előzetes kockázatértékelés készítése; a PI-k és segédanyagok értesítése A magas kockázatú meghatározásokról

az odaítélési szakaszban:

• a PI és a DLC vezetőjével együttműködve kockázatcsökkentési stratégiákat dolgoz ki a magas kockázatú aldíjas szervezetek számára, lehetővé téve az együttműködésen alapuló kutatás elvégzését és a szponzorált alapok felelős kezelését
• a részvevő számára a díjinformációk (pl. CFDA cím és szám, díj neve, szövetségi ügynökség neve) és az alkalmazandó megfelelőségi követelmények azonosítása.
• aldíjak kidolgozása és kibocsátása a részvevők számára a megfelelő feltételekkel, beleértve a prime megállapodás megfelelő lefolytatási rendelkezéseit is.
• a másodlagos számlák felülvizsgálata annak biztosítása érdekében, hogy azok megfeleljenek az alábbi szabványoknak, mielőtt jóváhagyásra elküldenék a PI-nek és a DLC-nek:
  • a számlázott összegek a rendelkezésre álló pénzeszközök keretein belül vannak, és a jóváhagyott teljesítményidőszakon belül
  • a költségmegosztási követelményeket a jóváhagyott költségvetésnek megfelelően jelentik
  • a munkaerő és a közvetett költségek aránya megfelel a jóváhagyott költségvetésnek
  • a díjak megfelelnek a díj feltételeinek
• annak biztosítása, hogy minden zárójelentés beérkezett, a végső számla kifizetésre került, és a PO megfelelően lezárult.