Programme de surveillance des sous-récepteurs

Le MIT est chargé de surveiller les activités programmatiques et financières de ses sous-récepteurs afin d’assurer une bonne gérance des fonds des sponsors. Pour les sous-récompenses dans le cadre des récompenses fédérales prime, nous devons nous conformer aux Exigences Administratives Uniformes de l’OMB, aux Principes de coût et aux Exigences d’audit pour les Récompenses fédérales (2 CFR §200) (« Directives uniformes »), en particulier les sections §200.330 et §200.331, qui exigent que les bénéficiaires principaux de fonds fédéraux surveillent les sous-bénéficiaires et s’assurent que les sous-bénéficiaires respectent les exigences de vérification de la sous-partie F et utilisent les fonds conformément aux lois, règlements et modalités applicables de l’attribution.

Les RAS examineront les qualifications commerciales et financières de chaque organisation sous-bénéficiaire afin de déterminer le niveau de risque. Les examens sont effectués chaque année et ajustés au besoin. Les AR travailleront avec les chercheurs principaux (IP) et les administrateurs du département (DLC) pour élaborer un plan de gestion approprié pour les sous-médicaments à risque élevé.

Chercheurs principaux

Les IP ont la responsabilité principale de surveiller les sous-bénéficiaires afin d’assurer une gérance responsable des fonds, notamment:

• Autoriser le Sous-Lauréat, y compris le niveau de financement, la période d’exécution et l’étendue des travaux
• Certifier que le travail effectué par le sous-bénéficiaire est complet et acceptable:
  • « À ma connaissance, je certifie que les coûts de facturation du sous-lauréat semblent raisonnables et assez corrélés avec les progrès techniques réalisés sur ce projet de recherche. »
• Maintenir un contact régulier avec le sous-bénéficiaire PI concernant tous les aspects techniques du projet
• S’assurer que tous les produits livrables requis en vertu de l’accord sous-bénéficiaire sont complétés et fournis
• Examiner et approuver les factures sous-bénéficiaires en temps opportun
• Communiquer les problèmes liés aux rapports, aux dépenses inappropriées ou aux produits livrables à l’administrateur du ministère ou à l’agent financier et aux AR

Administrateurs de DLC

Les administrateurs de DLC aident les IP à effectuer leur surveillance des sous-récepteurs responsabilité.

Au stade de la Proposition:

• Identifier le niveau de risque des organisations sous–bénéficiaires en utilisant la base de données Kuali Coeus (KC) et demander conseil aux RAS pour les sous-récompenses potentielles aux organisations à haut risque
• Obtenir des budgets, la portée des travaux et des lettres d’approbation de l’organisation Sous-lauréate
• Déterminer à titre préliminaire si la collaboration est une relation de Sous-récompense ou de fournisseur – notez qu’une classification incorrecte pourrait entraîner des coûts supplémentaires pour le projet.

Au stade de l’attribution:

• Fournir des informations à jour sur la portée des travaux, le budget et d’autres informations à l’appui au besoin
• S’assurer que les factures sont approuvées par l’IP ou son représentant désigné et renvoyées aux RAS en temps opportun
• Demander des éclaircissements au sous-bénéficiaire concernant les frais inhabituels ou excessifs facturés par le sous-bénéficiaire
• Conserver des copies de toutes les factures qui fournissent la preuve de l’examen régulier des factures par l’IP
  • La « preuve » peut prendre la forme d’une signature autorisée par l’IP ou son mandataire, des initiales de l’IP, d’un e-mail communications ou notes de rencontre entre l’IP et l’administrateur du ministère.
• Tenue à jour de la documentation des efforts de surveillance (copies des courriels, journal téléphonique, etc.)

Research Administration Services (RAS)

RAS est responsable de la surveillance du programme de surveillance des sous-récepteurs du MIT et de la conformité des procédures de surveillance des sous-récepteurs de l’Institut avec les réglementations fédérales et autres. Ces responsabilités comprennent:

• Tenir à jour une base de données des organisations, y compris les informations pertinentes (nom, adresse, identificateurs fédéraux, statut en SAM et Moissonneuse)
• Examiner et évaluer annuellement le niveau de risque des organisations et déterminer le risque élevé / faible pour chaque organisation

À l’étape de la proposition:

• Faire la détermination finale des sous-bénéficiaires/fournisseurs pour chaque nouvelle Sous-prime
• Envoyer des questionnaires aux nouveaux sous-bénéficiaires potentiels et effectuer une évaluation préliminaire des risques; notification des IP et des sous-récepteurs des déterminations à haut risque

Au stade de l’attribution:

• En coordination avec le responsable de l’IP et du DLC, élaborer des stratégies d’atténuation des risques pour les organisations de sous-récompenses à risque élevé, permettant la réalisation de recherches collaboratives et la gérance responsable des fonds parrainés
• En identifiant au sous-bénéficiaire les informations sur les bourses (p. ex., titre et numéro du CFDA, nom du prix, nom de l’organisme fédéral) et les exigences de conformité applicables.
• Élaborer et délivrer des sous-primes aux sous-bénéficiaires avec les modalités et conditions appropriées, y compris toute disposition d’écoulement appropriée de l’accord prime.
• Examiner les factures sous-bénéficiaires pour s’assurer qu’elles répondent aux normes suivantes avant de les envoyer à l’IP et au DLC pour approbation:
  • Les montants facturés sont dans les limites des fonds disponibles et dans la période d’exécution approuvée
  • Les exigences de partage des coûts sont déclarées conformément au budget approuvé
  • Les taux de main-d’œuvre et de coûts indirects sont conformes au budget approuvé
  • Les frais sont conformes aux termes et conditions de l’attribution
• S’assurer que tous les rapports de clôture ont été reçus, que la facture finale a été payée et que le bon de commande est clôturé correctement.