Subrecipient Monitoring Program

MIT je zodpovědný za sledování programové a finanční aktivity svých subrecipientů s cílem zajistit řádné správcovství sponzorských fondů. U subawards v rámci federal prime awards musíme dodržovat jednotné administrativní požadavky OMB, zásady nákladů a požadavky na Audit federálních cen (2 CFR §200) („jednotné pokyny“), konkrétně oddíly §200.330 a §200.331, které vyžadují, aby hlavní příjemci federálních fondů sledovali subdodavatele a zajistili, že subdodavatelé splňují požadavky na audit v hlavě F a používají finanční prostředky v souladu s platnými zákony, předpisy a podmínkami zadání.

RAS přezkoumá obchodní a finanční kvalifikaci každé subrecipientní organizace, aby určila úroveň rizika. Přehledy se provádějí každoročně a podle potřeby se upravují. RAS bude spolupracovat s hlavními vyšetřovateli (PIs) a správci oddělení (DLC) na vytvoření vhodného plánu řízení pro vysoce rizikové subrecipienty.

Hlavní vyšetřovatelé

pi mají primární odpovědnost za monitorování subrecipientů s cílem zajistit odpovědnou správu finančních prostředků, včetně:

• kterým se povoluje Subaward, včetně úrovně financování, doby výkonu a rozsahu práce
• potvrzující, že práce provedené subrecipientem jsou úplné a přijatelné:
  • “ podle mého nejlepšího vědomí potvrzuji, že náklady na fakturu subawardee se zdají být přiměřené a spravedlivě korelují s technickým pokrokem dosaženým v tomto výzkumném projektu.“
• udržování pravidelného kontaktu s subrecipientem PI ohledně všech technických aspektů projektu
• zajištění toho, aby byly dokončeny a poskytnuty všechny dodávky požadované podle subaward agreement
• včasné přezkoumání a schválení subrecipient faktur
• sdělování problémů s vykazováním, nevhodnými výdaji nebo výstupy správci oddělení nebo finančnímu úředníkovi a RAS

správci DLC

správci DLC pomáhají pi při provádění jejich monitorování subrecipientů funkce.

ve fázi návrhu:

• identifikace úrovně rizika subrecipientských organizací pomocí databáze Kuali Coeus (Kc) a vyhledání rady od RAS ohledně potenciálních poddodávek vysoce rizikovým organizacím
• zajištění rozpočtů, rozsahu práce a dopisů o schválení od Subaward organizace
• provedení předběžného určení, zda je spolupráce Subaward nebo dodavatelský vztah-všimněte si, že nesprávná klasifikace by mohla vést k dodatečným nákladům na projekt –

Ve Fázi Zadání:

• poskytnutí aktuálního rozsahu práce, rozpočtu a dalších podpůrných informací podle potřeby
• zajištění toho, aby faktury byly schváleny PI nebo jeho pověřeným a včas vráceny RAS
• žádost o vysvětlení subrecipientu ohledně jakýchkoli neobvyklých nebo nadměrných poplatků fakturovaných subrecipientem
• udržování kopií všech faktur, které dokládají pravidelnou kontrolu faktur PI
  • „důkaz“ může být v forma autorizovaného podpisu pi nebo jeho pověřeného, Iniciály pi, e-mail komunikace nebo poznámky o schůzce mezi PI se správcem oddělení.
• vedení dokumentace monitorovacího úsilí (kopie e – mailů, telefonní deník, atd.)

Research Administration Services (RAS)

RAS je zodpovědný za dohled nad programem monitorování subrecipient MIT a zajišťuje, že postupy monitorování Subrecipientu institutu jsou v souladu s federálními a dalšími platnými předpisy. Mezi tyto povinnosti patří:

• udržování databáze organizací, včetně relevantních informací (jméno, adresa, federální identifikátory, stav v SAM a Kombajn)
• každoročně přezkoumává a hodnotí úroveň rizika organizací a provádí stanovení vysokého/nízkého rizika pro každou organizaci

ve fázi návrhu:

• provedení konečného stanovení subrecipientu / dodavatele pro každou novou Subaward
• zaslání dotazníků potenciálním novým subrecipientům a provedení předběžného posouzení rizik; oznamující Pi a subrecipientům stanovení vysokého rizika

ve fázi přidělení:

• v koordinaci s vedoucím PI a DLC vyvíjí strategie zmírňování rizik pro vysoce rizikové podřízené organizace, které umožňují provádět společný výzkum a odpovědnou správu sponzorovaných fondů
• , které identifikují subrecipientovi informace o zadání (např. název a číslo CFDA,název ocenění, název federální agentury) a příslušné požadavky na dodržování předpisů.
• vypracování a vydávání dílčích cen subrecipientům s příslušnými podmínkami, včetně veškerých vhodných ustanovení o snížení toku z hlavní dohody.
• přezkoumání subrecipient faktur, aby bylo zajištěno, že splňují následující normy před odesláním do PI a DLC ke schválení:
  • fakturované částky jsou v rámci limitů dostupných prostředků a ve schváleném období plnění
  • požadavky na podíl nákladů jsou vykazovány v souladu se schváleným rozpočtem
  • sazby práce a nepřímých nákladů jsou v souladu se schváleným rozpočtem
  • poplatky jsou v souladu s podmínkami zadání
• zajištění všech zpráv o uzavření bylo přijato, konečná faktura byla zaplacena, a PO je řádně uzavřeno.